ITシステムの活用方法 #

概要 #

ここではSaaS型のITシステムにおける、ドキュメント管理や共有方法を実施する際の注意点や推奨方法についてまとめる。

なお本章の多くはリモートワークに限らず応用可能である。

他者とドキュメントを共有したい場合、従来はデスクトップ上でドキュメントを作成してメールに添付する、またはファイルサーバーにファイルを置き、Pathを共有する方式であった。これらの方法は次のデメリットがある。

メール添付で送付後に修正があった場合は、都度送り直す必要がある
メール添付であれ、Pathで共有方式であれ、バージョン管理を人力でする必要がある
- たとえば、ファイル名_v1.pptx、ファイル名_v2.pptx のように増えていく
- ファイル名_v3.pptxとファイル名_v2_最新.pptxはどちらが最新だろうか？
大容量ファイルを送れない
Pathで共有方式の場合、ファイル名・ディレクトリ名・ディレクトリ構造を変えられなくなる
VPNなどの共有経路を通る場合、混雑時に動作が低速になりやすい

一方、SaaS型のITシステムでは、最初からファイルのURLを共有しておけば、バージョン管理も自動で実現可能だ（過去の任意の時点のバージョンを簡単に取り出せる。ファイル名を変更する必要もない）。大容量ファイルも問題なく利用可能であり、ドキュメントの共同編集も可能になる。

従来は、打ち合わせにおいて、誰か一人が議事メモ・議事録を作成して別途メールなどで共有とする方法が一般的であった。

しかし、ITシステムの進化に伴い、ドキュメントのリアルタイム共同編集が可能になっている。

打ち合わせ参加者にドキュメントのURLを共有しておくことで、複数人で共同編集できるため、より効率的に議事録を作成可能になる。その時書ける人が書記をすることで、発言する人・議事録を取る人が固定的になることも避けやすくなる。

議事録をオンラインで取得した場合は、会議終了時にネクストアクションをまとめて、読み合わせしておくと良い。